Ethische bedrijfscultuur

De bedrijfscultuur van Royal A-ware is gebaseerd op onze missie en volgt onze kernwaarden: Ondernemend, Betrouwbaar, Betrokken en Respectvol. Onze bedrijfscultuur bepaalt ons gedrag, onze houding en de manier waarop we samenwerken en omgaan met klanten, melkveehouders en alle andere belanghebbenden. Door onze kernwaarden consequent na te leven, versterken we onze identiteit als organisatie en vergroten we ons vermogen om duurzame resultaten te behalen.

Impacts, risico's en kansen

Als onderdeel van onze DMA identificeerden we de volgende materiële impact met betrekking tot 'Ethische bedrijfscultuur':

Impact

Daadwerkelijke positieve impact op medewerkers, leveranciers, klanten en andere belanghebbenden door integer te handelen.

Onze aanpak

We bevorderen een sterke bedrijfscultuur, met de nadruk op transparantie en verantwoordelijkheid. We houden vast aan onze kernwaarden, communiceren duidelijk de gedragsverwachtingen die deze waarden weerspiegelen en bieden medewerkers vertrouwelijke kanalen om overtredingen of gedrag dat niet in overeenstemming is met onze normen te melden. De Gedragscode voor medewerkers en het Klokkenluidersbeleid ondersteunen onze doelstellingen.

Bedrijfscultuur

Onze bedrijfscultuur is vastgelegd in onze missie, onze kernwaarden en onze Gedragscode voor medewerkers.

Kernwaarden

Onze kernwaarden bepalen wie we zijn, wat we belangrijk vinden en hoe we onze doelen willen bereiken. Deze waarden geven duidelijk aan welk gedrag we van onze medewerkers verwachten.

Ondernemend: we blijven trouw aan onze ondernemersgeest door creatief, innovatief, gedurfd en vooruitstrevend te zijn, met een focus op het identificeren van kansen. We zoeken actief naar manieren om te verbeteren en tonen zowel moed als verantwoordelijkheid in onze besluitvorming. Onze klanten waarderen onze flexibiliteit, snelle actie en deskundige medewerkers die de ruimte krijgen om initiatief te nemen.

Betrouwbaar: we komen onze beloften na, handelen eerlijk en integer, en koesteren relaties die zijn gebaseerd op vertrouwen. Klanten zien ons als betrouwbaar omdat we onze beloften nakomen, transparant zijn en streven naar het opbouwen van duurzame relaties. Als familiebedrijf is Royal A-ware toegankelijk en betrouwbaar.

Betrokken: we zetten ons in voor het opbouwen van sterke relaties door open te zijn en bereid te zijn ons kwetsbaar op te stellen. We bevorderen actief een positieve en prettige werkomgeving en tonen oprechte interesse in onze collega's en in ontwikkelingen binnen het bedrijf. Klanten zien ons als betrokken omdat we aan hun behoeften voldoen, ondersteuning bieden en proactief met hen meedenken en reageren. Royal A-ware hanteert een persoonlijke aanpak om relaties te versterken, en ons leiderschap is zowel zichtbaar als toegankelijk.

Respectvol: we behandelen anderen zoals we zelf behandeld willen worden. We waarderen elk individu door actief te luisteren, doordachte feedback te geven en directe, eerlijke gesprekken te voeren. Klanten zien ons als respectvol omdat we luisteren naar hun behoeften en onze waarden hooghouden. We geven om onze klanten en bieden persoonlijke aandacht.

Gedragscode voor medewerkers

De bedrijfscultuur is vastgelegd in onze missie, kernwaarden en Gedragscode voor medewerkers.

Alle medewerkers in de zuivelactiviteiten ontvangen en ondertekenen de Gedragscode voor medewerkers bij indiensttreding en wonen een introductiedag bij waar de directie de bedrijfscultuur van Royal A-ware presenteert. Medewerkers van AB Texel worden via hun arbeidsovereenkomst op de hoogte gebracht van de Gedragscode. Beide codes zijn toegankelijk via het intranet (zuivel) en AB Connect (transport).

We versterken de bedrijfscultuur via interne communicatie, waaronder personeelsbladen (i-Ware en AB Dr!ve), apps (A-ware Speak en AB Connect) en regelmatige video-updates van co-CEO Jan Anker over bedrijfsontwikkelingen en -cultuur. Bij het opbouwen van de bedrijfscultuur zijn het management, leidinggevenden, HR, Corporate Communications en de ondernemingsraad betrokken, waarbij HR de leiding heeft over de training en activiteiten voor medewerkers.

Herstel- en klachtenmechanismen

We beschikken over verschillende mechanismen voor het signaleren, melden en onderzoeken van onwettig gedrag of gedrag dat in strijd is met de Gedragscode voor medewerkers. Royal A-ware heeft aparte interne klachtenprocedures voor haar zuivel- en transportactiviteiten. Deze procedures zijn toegankelijk via het intranet en het interne communicatieplatform, AB Connect en A-ware Speak. De klachtencommissies evalueren jaarlijks of de geboden oplossingen effectief zijn en of aanpassingen aan ons klachtenmechanisme of de voortgang van het due diligence-proces nodig zijn. Alle leden van de commissies beschikken over de werkervaring om hun rol effectief te vervullen.

Externe klachten

Een externe klachtenprocedure is beschikbaar via de websites van Royal A-ware en AB Texel, waar stakeholders klachten kunnen indienen met betrekking tot (potentiële) negatieve effecten van Royal A-ware en haar waardeketens, op het milieu, mensen en dieren.

Klokkenluidersbeleid

Het klokkenluidersbeleid van Royal A-ware maakt het mogelijk om vermoedelijk wangedrag binnen de groep van ondernemingen van Koninklijke A-ware Food Group B.V. (Royal A-ware) te melden. Elke natuurlijke persoon die wangedrag vermoedt in een werkgerelateerde context, is vrij om te beslissen of hij/zij dit meldt aan Royal A-ware (interne melding) of aan een externe instantie (externe melding). Verder zijn er, in overeenstemming met het klokkenluidersbeleid, vertrouwenspersonen beschikbaar voor advies. Alle vertrouwenspersonen binnen Royal A-ware zijn getraind door externe deskundigen, beschikken over de benodigde kwalificaties, of beide.

De leidinggevende of het eerste aanspreekpunt stuurt alle meldingen van vermoedelijk wangedrag door naar de compliance officer. De compliance officer is de General Counsel van Royal A-ware, die over de nodige werkervaring beschikt om deze rol te vervullen en geen aanvullende training behoeft. De compliance officer stuurt de melding onmiddellijk door naar de directie. De directie stelt (in overleg met de compliance officer) onafhankelijke onderzoekers aan om de zaak te behandelen. Betrokken partijen worden hiervan op de hoogte gesteld, tenzij dit het onderzoek in gevaar zou brengen. Onderzoekers kunnen de melder en andere betrokken partijen ondervragen om de feiten vast te stellen; de bevindingen worden schriftelijk vastgelegd en ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd aan de ondervraagde persoon. Elke ondervraagde persoon ontvangt hiervan een kopie. De onderzoekers kunnen bij Royal A-ware alle informatie opvragen die redelijkerwijs nodig is om het onderzoek uit te voeren.

De melder, zijn of haar adviseur en de betrokken functionarissen (zoals de compliance officer, vertrouwenspersoon en onderzoekers) worden tijdens of na de afhandeling van een melding van vermoedelijk wangedrag niet oneerlijk behandeld of benadeeld.

Het klokkenluidersbeleid voldoet aan de vereisten van de Wet Bescherming Klokkenluiders en is de implementatie van de Europese Richtlijn inzake de bescherming van klokkenluiders 2019/1937.

Beleid inzake corruptie en omkoping

We hebben een beleid inzake corruptie en omkoping dat in overeenstemming is met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie. Als onderdeel van ons beleid voerden we een risicobeoordeling uit van de functies die het meest aan deze risico's zijn blootgesteld. Uit de beoordeling bleek dat de volgende functies een verhoogd risico hebben:

• Royal A-ware: CEO, CFO en COO

• A-ware Dairy: directeur Finance & Accounting

• Algemeen directeuren

• AB Texel: CEO en divisiecontroller

Onze Gedragscode voor medewerkers en het klokkenluidersbeleid zijn belangrijke instrumenten om risico’s op corruptie of omkoping te voorkomen, op te sporen en aan te pakken. In 2025 waren er geen overtredingen van wet- en regelgeving op het gebied van corruptie en omkoping.

Momenteel bieden we geen trainingen aan op het gebied van anti-corruptie of anti-omkoping, maar mogelijk voegen we deze inhoud in de toekomst toe. Risicovolle functies worden momenteel nog niet gedekt door trainingsprogramma's. Gevallen van corruptie worden onderzocht in het kader van het klokkenluidersbeleid.

Doelstellingen en acties

We voeren de volgende doorlopende acties uit om de bedrijfscultuur binnen onze organisatie te versterken en uit te dragen:

• Bevorderen van de bedrijfscultuur is een gezamenlijke inspanning binnen onze organisatie. We betrekken medewerkers hier actief bij, zowel op individueel niveau als op het niveau van de ondernemingsraad. Bij dit initiatief zijn management, leidinggevenden, de HR-afdeling, Corporate Communications en vele anderen betrokken.

• Alle medewerkers van A-ware Dairy zijn verplicht om bij indiensttreding de Gedragscode voor medewerkers te lezen en te ondertekenen.

• Informeren van medewerkers van AB Texel via hun arbeidsovereenkomst over AB Connect, waar de Gedragscode kan worden geraadpleegd. Deze code bevat informatie over het voorkomen van corruptie en omkoping.

• Organiseren van een introductiedag voor nieuwe medewerkers van A-ware Dairy. Op deze dag worden nieuwe medewerkers verwelkomd en maken ze kennis met de bedrijfscultuur.

• Uitdragen van de bedrijfscultuur via interne communicatiemiddelen, zoals personeelsbladen (i-Ware en AB Dr!ve) en apps (A-ware Speak en AB Connect).

• Verstrekken van regelmatige video-updates over bedrijfsontwikkelingen aan medewerkers van A-ware Dairy door co-CEO Jan Anker, waarin hij ook reflecteert op de bedrijfscultuur.

• Aanbieden van een welkomstvideo voor nieuwe collega’s om het bedrijf en de bedrijfscultuur te leren kennen.

Doelstellingen en resultaten

Royal A-ware is actief in heel Europa en is daarom verplicht om te voldoen aan Europese wet- en regelgeving op het gebied van bedrijfsethiek. Dit biedt een solide basis voor zaken als gedragscodes, complianceprogramma’s en klokkenluidersmechanismen. Aangezien deze aanpak structureel een ethische bedrijfscultuur waarborgt, heeft Royal A-ware geen aanvullende doelstellingen vastgesteld met betrekking tot de ethische bedrijfscultuur en rapporteert Royal A-ware niet over prestaties of voortgang ten opzichte van doelstellingen.

Klachten vormen een belangrijke indicator voor het beoordelen van de integriteit van de organisatie. Royal A-ware controleert de effectiviteit van haar klachtenmechanismen om ervoor te zorgen dat deze geschikt blijven voor het beoogde doel. Jaarlijks ontvangt de directie een rapport over de klachtenmechanismen (interne klachtenprocedure, externe klachtenprocedure en de klokkenluidersregeling). Deze rapporten bieden inzicht in het functioneren van het integriteitskader van de organisatie. In 2025 werden geen meldingen ontvangen met betrekking tot corruptie of omkoping. In 2025 is de registratiemethode voor klachten aangepast; dit heeft invloed gehad op de vergelijkbaarheid van de cijfers van het gerapporteerde aantal klachten met voorgaande jaren.